Huishoudelijk reglement

(datum: 27 mei 2002)

RECHTEN EN PLICHTEN DER LEDEN

Artikel 1.
De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of door het bestuur aangewezen gemachtigden. Bij het spelen op de baan is passende tenniskleding (inclusief schoeisel) vereist; een en ander door het bestuur te bepalen.

(datum: 27 mei 2002)

RECHTEN EN PLICHTEN DER LEDEN

Artikel 1. 
De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of door het bestuur aangewezen gemachtigden. Bij het spelen op de baan is passende tenniskleding (inclusief schoeisel) vereist; een en ander door het bestuur te bepalen.

Artikel 2. 
De leden zijn verplicht adresveranderingen ten spoedigste aan de secretaris op te geven. Zij zijn tevens verplicht de contributie en, indien verschuldigd, het entreegeld te voldoen vóór 1 april van het desbetreffende verenigingsjaar, tenzij het bestuur een andere regeling voor de contributiebetaling voorstelt. Een lid is pas speelgerechtigd indien de contributie is voldaan. De contributie dient te worden betaald op de door de vereniging of het bestuur aangegeven bankrekening. De algemene vergadering kan bij de vaststelling van de contributie de in de statuten genoemde categorieën leden (junioren, senioren en ondersteunende leden) verder onder te verdelen, al dan niet rekening houdend met de bereidheid tot het verrichten van vrijwilligerswerk.

Artikel 3. 
De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs-, Financiële Beleidsadvies Commissie (zie artikel 9) en T.C.-vergadering zijnde), wedstrijden en andere evenementen der vereniging aanwezig te zijn.

VERGADERINGEN

Artikel 4. 
De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen, echter met een minimum van zes maal per jaar. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.

Artikel 5. 
Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke convocatie aan ieder bestuurslid, zo mogelijk tenminste veertien dagen vóór de datum der vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd.Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.

Artikel 6. 
Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden, of ereleden. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende ondertekende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de algemene vergadering.

Artikel 7. 
De agenda der algemene vergadering bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste zeven dagen vóór verzending der convocaties door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.

Artikel 8. 
Alle op de agenda van een algemene vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, het welk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene vergadering ondersteund door tenminste vier andere leden.

COMMISSIES

Artikel 9. 
De algemene vergadering kan voor de duur van een jaar één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen der bevoegdheden van de benoemde commissie. Deze commissies en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd.Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd. Elke commissie ontvangt een taakomschrijving. De commissies kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen. Een uitzondering vormt de commissie van onderzoek zoals genoemd in artikel 11 lid 4 van de Statuten, hierna te noemen de Financiële Beleidsadvies Commissie (FBC). De ontbinding van deze commissie, alsmede het ontslaan en vervangen van de leden ervan, is voorbehouden aan de algemene vergadering.

Artikel 10. 
De Financiële Beleidsadvies Commissie bestaat uit drie leden die voor een periode van drie jaar benoemd worden en één keer herkozen kunnen worden. De leden van de FBC treden af volgens een op te stellen rooster, zodanig dat elk jaar één lid aftreedt. De taakomschrijving van de FBC is als Bijlage aan dit Reglement toegevoegd.

BESLUITVORMING

Artikel 11. 
Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen der stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan. Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan.

Artikel 12. 
In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de Statuten en Huishoudelijk Reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij Statuten of Huishoudelijk Reglement anders is bepaald. Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.

BESTUUR

Artikel 13. 
De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht, het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van gemachtigde worden uitgeoefend. Ieder jaar treden twee bestuursleden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. Van het drietal: voorzitter, secretaris en penningmeester treedt echter maar een tegelijk af. Ook treden jaarlijks af de in artikel 9, lid 10 van de Statuten genoemde adviseurs.De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter invulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden.

Artikel 14. 
In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vice-voorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter, diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vice-voorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.

Artikel 15. 
Schade aan de vereniging of één harer bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.

Artikel 16. 
Het bedrag als bedoeld in artikel 10, lid 3 onder sub c der Statuten, wordt gesteld op f 10.000,-- (€ 4.537,80).

VERPLICHTINGEN VAN HET BESTUUR

Artikel 17. 
Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:

a. namen en adressen van de in artikel 4 der Statuten bedoelde personen;

b. presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;

c. de bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, welker gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen.

Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, inzage worden verstrekt omtrent zijn eigen gegevens.

AANMELDINGSFORMULIER

Artikel 18. 
Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5, lid 1 van de Statuten, dient minimaal te worden vermeld: naam, voornamen, postcode, woonplaats, adres, geboortejaar en -datum, geslacht en indien van toepassing het KNLTB-lidnummer en de speelsterkte. Het formulier dient door de aangemelde persoon of diens wettelijk vertegenwoordiger ondertekend te zijn.

SLOTBEPALINGEN

Artikel 19. 
Alle leden ontvangen desgewenst van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, zulks tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.

Artikel 20. 
Over alles wat niet door de wet, de Statuten of de reglementen is geregeld, beslist het bestuur. Aldus vastgesteld door de algemene vergadering op 27 mei 2002.

BIJLAGE

Taak Financiële Beleidsadvies Commissie (FBC)

De in artikel 11 lid 4 van de Statuten genoemde commissie van onderzoek wordt in het Huishoudelijk Reglement (HR) de Financiële Beleidsadvies Commissie (FBC) genoemd en heeft van de algemene vergadering op 27 mei 2002 conform het HR art. 9 de volgende taakomschrijving meegekregen:

De FBC toetst het door het bestuur gevoerde en te voeren financiële beleid en tevens over het overige beleid, voor zover dat aanmerkelijke financiële gevolgen voor de vereniging heeft of kan hebben. Zij beoordeelt dit beleid op rechtmatigheid en doelmatigheid. Voor wat betreft de rechtmatigheid beoordeelt de FBC, met bijzondere aandacht voor de financiële aspecten, of het bestuursbeleid in overeenstemming is met de Statuten en de door de algemene vergadering genomen besluiten, krachtens welke het bestuur mandaat gegeven is. Binnen genoemd kader onderzoekt de FBC de jaarlijkse begroting en de namens het bestuur door de penningmeester aangeboden balans en de staat van baten en lasten, waarin het bestuur rekening en verantwoording aflegt over het afgelopen boekjaar. De FBC brengt verslag uit van haar bevindingen aan de algemene vergadering (op de jaarvergadering). De onderhavige bescheiden worden tijdig vóór de jaarvergadering aan de leden van de FBC ter beschikking gesteld.

Voor een goede vervulling van de aan de FBC opgedragen taken vindt regelmatig overleg plaats tussen de FBC en de penningmeester, alsmede ook met de voorzitter en de andere leden van het bestuur. De FBC adviseert het bestuur, op diens verzoek, over aan haar door het bestuur voorgelegde specifieke onderwerpen, met bijzondere aandacht voor de financiële aspecten. Een besluit tot het geven van adviezen, het uitbrengen van verslagen en het doen van voorstellen aan het bestuur en de algemene vergadering door de FBC, kan slechts genomen worden als de meerderheid van de leden van de FBC hier voor is.

Statuten en huishoudelijk reglement. Overzicht